Кожен може скласти список справ, який допоможе правильно розставити пріоритети протягом дня і буде мотивувати рухатися за планом. Однак більшості з тих, хто складає списки, ніяк не вдається виконати всі його пункти до кінця робочого дня.
1. Ви витрачаєте час на енергетичних вампірів. Ви точно з ними знайомі: ці люди буквально висмоктують з вас енергію, спрямовуючи її на себе, а не на благо команди. Їх не хвилює ваш час і пріоритети. З якоїсь причини така людина буде постійно писати вам з проханнями про допомогу, і в підсумку ви витратите на неї більше часу, ніж на будь-який з цих справ вашого списку.
2. Ви не вносите в список справ нічого конкретного.
3. Простіше кажучи, в вашому списку справ не повинно бути пунктів, які не описують будь-яку дію. Це стосується і планів без конкретики ( «відповісти щодо проекту»), і багатозадачних справ.
4. Ваш список перевантажений. Якщо у вас в списку не тільки ті справи, які ви дійсно зможете зробити, але і якісь ідеальні плани – ви заздалегідь налаштовуєте себе на провал. Так ви не зможете відчути задоволення від завершення дня.
5. У вашому списку справ не враховуються перерви. Звичайно, в ідеальному світі ви можете прийти в офіс о дев’ятій ранку і працювати до шести, не відриваючись. Але в реальності вас будуть відволікати, ви зголодніли, та й, врешті-решт, ви не зможете нерухомо сидіти стільки годин на одному місці.
6. Ви забуваєте, що вас може щось відвернути. Ви витратили багато сил, щоб визначити і записати всі пріоритетні завдання. А потім вас щось відволікло. E-mail, колега, термінові новини – а список справ все не закінчується. Як би ви не старалися і не розфарбовували ваш список, в різні кольори, варто першому строковим повідомленням засвітитися у «Вхідних», як ви вже зійшли з дистанції.